В преддверии Всемирного дня борьбы со СПИДом (и написания в связи с этим  большого количества новостей о проведенных мероприятиях) хотим напомнить несколько важных правил, которые могут пригодиться при освещении деятельности вашей организации.

В написании информации (пресс-релиза) о мероприятии нужно следовать всего нескольким правилам:

  • информация должна быть лаконичной (1 страница)
  • построена по принципу «перевернутой пирамиды» – об этом чуть ниже
  • броский заголовок очень важен

«Перевернутая пирамида»

О самом важном нужно писать в первых строчках. Если из первых строк читателю не понятно, о чём идет речь в вашем релизе, то дальше он просто не будет читать.

Структуру пресс-релиза, как и структуру новости, можно схематически изобразить следующим образом:

пирамида пресс-релиз

Важные моменты при написании пресс-релиза

  • Исчерпывающие данные: предоставляйте максимально полную информацию на вопросы «кто», «что», «когда», «где», «зачем» и «почему». Журналист или читатель вряд ли будет искать ответы на эти вопросы вне вашего релиза, он просто удалит ваше письмо.
  • “Человеческий» подход: вы пишете свои новости для людей, поэтому пишите их человеческим языком. Сложные обороты, желание уместить в релиз всю информацию о вашей организации — все это может быть лишним. Ваша задача – максимально быстро и эффективно донести информацию до аудитории.
  • Грамотность изложения: материал должен быть написан грамотно, без опечаток и ошибок в знаках пунктуации. При подготовке материалов очень полезным может быть такой сайт как http://www.gramota.ru/ или подобные сайты.
  • Привычка «выкать»: не пишите «Вы» с большой буквы, если используете это местоимение во множественном числе. Слово «Вы» с большой буквы может употребляться только в случае личного обращения к конкретному человеку.
  • Избегайте перегрузки: используйте полные имена, должности, названия только в первом случае их употребления. Дальше нужно использовать аббревиатуры, фамилии и прочие сокращённые наименования
  • Написание числительных: в случае простого перечисления прописью пишутся цифры от ноля до девяти. 10 и далее пишется цифрами. Число в дате пишется цифрой.
  • Фотографий должно быть несколько; для удобства к каждой фотографии должна быть пояснительная строка; если вы отправляете новость по электронной почте, проследите за тем, чтобы фотографии занимали не больше 1 мегабайта. Не вставляйте фотографии в документ в ворде.
  • Форматирование и шрифты: старайтесь сделать документ красивым. Он должен быть хорошо отформатирован и содержать минимальное количество шрифтов. Оптимальным размером шрифта для печатного релиза является 12-тый. Шрифт для текста – распространённый, например, Arial или Times New Roman.
  • Цифры и статистика: очень приветствуются и очень важны.
  • Цитаты обязательны!
  • Спонсоры, поддержка и т.п должны упоминаться в самом конце.
  • Сопроводительные письма: письмо с текстом «Подробности в прикреплённом пресс-релизе/файле. С уважением…», скорее всего, будет отправлено в корзину. Уважайте время получателя вашей информации, а если релиз небольшой, то совершенно незачем вкладывать его в виде отдельного файла, уместите его в тексте письма.

Вредные советы, как испортить новость

  • Исписать три листа бумаги
  • Использовать тонны эмоционально-окрашенных слов
  • Начать текст с длинных списков спонсоров и благодарностей организаторам
  • Ввести географические данные без деталей, чтобы читатель угадал, в каком городе или стране произошло событие
  • Использовать длинные предложения с бесконечным количеством знаков препинания, а еще хуже – без них
  • Дать в документе непроверенные цифры и данные
  • Использовать восемь видов разных шрифтов и оформить абзацы разными цветами
  • Чтобы читатель был впечатлен масштабом, использовать 18 шрифт
  • Использовать имена без фамилий и должностей
  • … :-)

 

Статья подготовлена на основе информации с сайта http://mediamedia.me/ и материалов тренинга Юлии Раскевич «Вы и пресса: событие и его последствия», за что ей отдельная благодарность!